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10 Tipps, um Deine Aufgaben besser und schneller zu erledigen

„Neulich habe ich eine ToDo-Liste vom letzten Jahr gefunden. Was soll ich sagen: Alle Aufgaben waren noch aktuell“.

Geht es Dir auch so wie in diesem Zitat? Wird Deine Aufgabenliste immer länger? Dann helfen Dir vielleicht meine Tipps zu einem besseren Aufgabenmanagement.

  1. Finde die für Dich am besten passende Kombination von Tools
    Egal, ob Du lieber analog oder digital arbeitest: wichtig sind die richtigen Werkzeuge.
    Da ich gerne möglichst viel digital arbeite, habe ich Apps für Emails, Erinnerungen, ToDos (Todoist), Ablage von Informationen (Evernote), einen Passwortsafe (Lastpass), und einige Tools mehr, die ich an anderer Stelle im Detail vorstelle.
    Du kannst die Tools, die ich verwende, für Dich prüfen, oder Dir eigene suchen, die besser zu Dir passen. Eines ist dabei allerdings wichtig: sie müssen einfach und intuitiv zu bedienen sein, und Dich möglichst effektiv unterstützen.
  2. Keep it small an simple (KISS)
    Halte Dich bei Deiner ToDo Liste immer an den KISS Grundsatz. Eine ToDo Liste sollte die Informationen für eine Aufgabe enthalten, die man für die Planung braucht – nicht mehr. Alle darüber hinaus gehenden Daten, Fakten und Informationen kannst Du an anderer Stelle ablegen, z.B. in Evernote. Meine Einträge im Todoist bestehen in der Regel lediglich aus einem Stichwort. Erst in der Notiz dazu hinterlege ich weitergehende Informationen. So bleibt meine ToDo-Liste schlank und übersichtlich – eben KISS.
  3. Plane keine großen Brocken
    Eine große Aufgabe wird schnell unübersichtlich. Das führt dazu, dass man sie als unlösbar ansieht, und gar nicht erst anfängt. Teile Deine große Aufgabe in kleine Einzelschritte auf. Diese kann man dann schneller abarbeiten, und sieht erste Fortschritte. Das motiviert Dich dann, weiter zu machen.
  4. Delegiere Teilaufgaben oder ganze Aufgaben
    Wenn Du die Möglichkeit dazu hast, gib einzelne Aufgaben an andere Personen weiter. Im Job können das Mitarbeiter oder sogenannte virtuelle Assistenten sein. Für viele Dinge gibt es heute Dienstleister, die Dir für wenig Geld solche Aufgabe abnehmen.
  5. Vergib für alle Aufgaben eine Fälligkeit
    Hat eine Aufgabe keine Fälligkeit, bleibt sie oft für immer unerledigt. Vergib daher für jede Teilaufgabe einen Termin. Dieser muss realistisch sein, und sollte auch einen kleinen Puffer für Verzögerungen enthalten. Wenn Du eine Aufgabe delegiert hast, solltest Du rechtzeitig den Fortschritt überprüfen.
  6. Markiere erledigte Aufgaben
    Wenn eine Aufgabe erledigt ist, solltest Du sie sofort entsprechend markieren. Das erhöht die Übersichtlichkeit, und motiviert Dich für die nächsten Schritte. Ich bevorzuge eine App, die erledigte Aufgabe ausblendet. So ist die Liste am Ende des Tages im besten Fall leer. Meine Liste im Todoist wird automatisch kürzer, da alle abgehakten Punkte ausgeblendet werden.
  7. Nutze Techniken, die Dich beim „Dranbleiben“ unterstützen
    Eine der größten Zeitfallen beim Erledigen von Aufgaben sind Unterbrechungen. Uns erreichen heute auf so vielen Kanälen Nachrichten und Informationen. Diese können uns leicht von der aktuellen Aufgabe ablenken. Diese Unterbrechungen gilt es zu eliminieren.
    So gehe ich dabei vor:

    • Ich schalte die Emailbenachrichtigung aus
    • Ich schließe meine Social Media Tabs im Browser (Facebook, Instagram, Twitter, …)
    • Ich schalte mein Handy stumm, und drehe es mit dem Display nach unten. Sonst erwische ich mich zu oft dabei, doch noch dran zu gehen, wenn das Display aufleuchtet, weil ein Anruf eingeht.
    • Ich schließe die Bürotür im Homeoffice. Wenn Du in einer Firma arbeitest, kannst Du zusätzlich noch ein „Bitte nicht stören“ Schild aufhängen.
    • Arbeite mit Techniken, die Arbeit und Pausen in gutem Maß ermöglichen, z.B. die Pomodoro Technik.
  8. Nimm kleine Aufgaben für Wartezeiten mit
    Oft gibt es am Tag Zeiten, in denen Du ungeplant warten musst, z.B. beim Arzt. Dann ist es gut, wenn Du in dieser Zeit kleinere Aufgaben erledigen kannst. Das kann ein Artikel sein, den Du lesen willst, ein Podcast, oder eine E-Mail, die beantwortet werden muss. Wenn ich längere Strecken im Auto unterwegs bin, nutze ich die Zeit oft, um Telefonate zu erledigen. Über mein Smartphone oder Tablett lese ich bei Wartezeiten Blogartikel, höre mir Podcasts an, plane den nächsten Blogbeitrag.
  1. Plane für den nächsten Tag
    Am Ende eines Tages solltest Du die ToDo Liste für den kommenden Tag erstellen. Verschiebe dazu unerledigte Aufgaben dort hin, delegiere sie, oder schließe sie einfach. Manche Aufgaben erledigen sich durch liegenlassen.
    Mir gelingt das nicht immer, aber ich starte produktiver in den neuen Tag, wenn ich die ToDos schon am Vorabend zusammengestellt habe. Diese Liste kann sich aber dennoch aufgrund von Vorkommnissen ändern, ist also nicht statisch.
  2. Priorisiere Deine Aufgaben für den neuen Tag.
    Manchmal wirst Du trotz guter Planung nicht alle Aufgaben an einem Tag erledigen können. Dann ist es wichtig, zuerst die Aufgaben mit hoher Priorität zu erledigen.

Was sind Deine Tipps, um Aufgaben besser zu erledigen? Schreib mir einen Kommentar.

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Gemeinsam unterwegs zu Deinem nächsten Ziel

Dein Carsten

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